Exempelbild

Företag inom metallindustrin använder främst sin digitala arbetsplats för envägskommunikation

2019-08-14

Outnyttjad potential i metallindustrins digitala arbetsplatser

Företag inom metallindustrin använder främst sin digitala arbetsplats till envägskommunikation, enligt en c-uppsats från Handelshögskolan vid Karlstads universitet. När det kommer till dialog är det fortfarande oftast fysiska möten som gäller trots att många av företagen har tillgång till den teknik som krävs för en välfungerande tvåvägskommunikation.

Erika Stolpe, som läst på Handelshögskolan vid Karlstads universitet, har skrivit C-uppsatsen ”Den digitala arbetsplatsen inom metallindustrin” som examensjobb på Soleil. Genom intervjuer har hon undersökt hur metallindustrin använder digitala
tekniker för att samarbeta internt och externt. Uppsatsen har även fokuserat på om företagen ser några drivkrafter och/eller hinder för att utveckla den digitala arbetsplatsen.

Jag fick ämnet som förslag från Soleil och tyckte att det verkade roligt att titta på. Jag kommer från Lesjöfors, där finns flera metallindustriföretag. Jag känner därför igen de fördomar som finns om att de inte har digitaliserat sig och tyckte att det skulle vara intressant att se om det stämmer eller inte, berättar Erika Stolpe.

Tvåvägskommunikation sker oftast fysiskt

Resultatet visar att företagen använder den digitala arbetsplatsen mest för envägskommunikation och att tvåvägskommunikation mestadels sker via fysiska möten.

Många företag inom metallindustrin har Office 365, men utnyttjar inte sina licenser fullt ut. De använder sig mycket av envägskommunikation. Det är lite överraskande att de inte utnyttjat möjligheterna till dialog och samarbete mer, säger Johan Andersson, projektledare, Soleil.

Jag tycker att de ska interagera digitalt och föra dialog oftare inom organisationen. Då tror jag att de skulle få mer engagerade medarbetare. Ledningen vill fokusera på att förmedla information till medarbetarna, men de kanske går miste om en massa bra information idag när de inte låter de anställda bidra mer. Det är enklare att skriva ett chatt-meddelande än att lämna produktionsgolvet för att gå till kontoret och prata med chefen, menar Erika.

Tillgång till många digitala plattformar

Fyra nyckelpersoner från fyra metallindustriföretag i Värmland har blivit intervjuade i studien. Resultatet visar att företagen använder sig av informationsskärmar på väggen, intranät, sociala medier, affärssystem, e-post, videokommunikation och digital dokumenthantering.

Jag blev faktiskt lite förvånad över att de har så många digitala skärmar, säger Erika. Men de använder dem inte lika frekvent som andra branscher. Jag tror att de här företagen skulle vara hjälpta av att jämföra investeringen i både pengar och tid med den långsiktiga vinsten. Om de kan bli medvetna om det, så ser de nog att de kan tjäna pengar på att utnyttja tekniken på ett bättre sätt, säger Erika.

Företagen ser både drivkrafter och hinder med den digitala arbetsplatsen

Erikas uppsats riktar sig till tillverkningsföretag som är intresserade av att utveckla eller effektivisera sitt sätt att samarbeta inom organisationen med hjälp av den digitala arbetsplatsen.

Och det finns en vilja att utveckla den digitala arbetsplatsen, men det finns även hinder som påverkar. De hinder som upptäckts är; kunders behov och utveckling, kostnader och inre motstånd inom organisationen. De drivkrafter som har upptäckts är; att främja samarbete genom att hantera och koordinera grupper, att effektivt kunna förmedla mer information till produktionsgolvet, kunders behov och utveckling samt värdet som digitala verktyg skulle ge för verksamheten.

Strategi för digitala kanaler effektiviserar arbetet

Genom att ha en strategi för olika kanaler blir det tydligare hur respektive plattform ska och kan användas.

Vi vill förespråka att arbeta med kanalstrategier. Chatt är exempelvis bra för information med kort livslängd. Viktig information bör däremot leva längre och alla ska kunna hitta den snabbt, till exempel ISO-standarder, rutiner och policyer. Då fungerar andra plattformar, som exempelvis program för dokumenthantering, bättre, säger Johan.

I Office 365 finns oändligt många möjligheter. Exempelvis kan licenserna användas till ledningssystem, dokumenthantering, kundportaler, processer och olika typer av samarbetsytor.

Jag tror att vi kan hjälpa de här företagen med kommunikation utan att det kostar skjortan. De behöver inte köpa fler system, de har i princip det de behöver i Office 365, men de behöver bli bättre på struktur och ordning. Vi har kunskapen för att lära dem hur de kan använda plattformens olika delar och skapa förståelse för vilken nytta det kan ge, avslutar Johan.

Läs mer på kau.se.