Hudiksvalls kommun – det bästa från flera plattformar maxar intranätet

HINT - Hudiksvalls kommuns intranät

En säker dokumenthantering effektiviserar arbetet. Men även ett användarvänligt och intuitivt webbpubliceringsverktyg sparar tid och pengar. I jakten på den bästa plattformen kan det vara svårt att hitta en lösning som uppfyller alla behov på ett intranät. Hudiksvalls kommun valde det bästa ur Microsoft 365, SiteVision och Google. Nu har de en digital arbetsplats som uppfyller organisationens behov och hjälper varje medarbetare i vardagen.

Vi ville ha något som är enkelt och underlättar livet för våra medarbetare. Därför kom vi fram till att vi behöver kombinera olika plattformar för att möta de behov som våra många olika verksamheter har, säger Annacarin Andersson, kommunikationschef, Hudiksvalls kommun.

Intranätet är samlingsplatsen för alla

De dryga 3 500 medarbetarna i Hudiksvalls kommun har nu en plats där de kan mötas, samarbeta och hitta de verktyg som de behöver i sin vardag. På intranätet kan medarbetarna snabbt scanna av vad som är aktuellt. De hittar exempelvis information om utbildningar, policydokument, personalfrågor, samarbetsgrupper, felanmälan för fastigheter och tar sig enkelt vidare till lönesystemet.

Vi tar det bästa ur varje system och serverar det var och en behöver via intranätet. På det viset säkrar vi att det blir en samlingsplattform för alla medarbetare, förklarar Annacarin.

Härifrån ska varje medarbetare få hjälp ut till allt som är intressant för just hen.

Det kan vara så enkelt som en så kallad lös integration som bara länkar vidare till ett annat system. Som nyanställd behöver jag inte leta utan kan vara trygg i att jag hittar allt jag behöver, säger Ann Svalling, projektledare, Soleil.

Effektivt samarbete i Microsoft Teams

Genom Microsoft Teams kan medarbetare i olika projektgrupper nå gemensam information, chatta och dela dokument med varandra. Detta minskar flödet av mejl och gör det möjligt att samla all information som är knutet till ett visst projekt.

Teams i Microsoft 365 är jättebra för komplexa projekt för den som behöver det, men det är också enkelt att komma igång med de enklaste funktionerna, menar Ann.

Säker och enkel dokumenthantering i både SharePoint och Google Suite

Med SharePoint i grunden blir dokumentlagringen effektivare och säkrare. Organisationen slipper dubbellagring av samma dokument i många versioner och kan vara säkra på vilket dokument som innehåller korrekt information. Inga dokument fastnar på någons hårddisk. Det är dessutom enkelt att samarbeta digitalt kring organisationens dokument.

För att helt och hållet utgå ifrån användarna har dock personalen i skolan fått fortsätta använda Google för hantering av sina verksamhetsspecifika dokument.

Hudiksvalls kommun har tillgång till alla delar som ingår i deras Office365-prenumeration, men har valt ut de funktioner som de ser behov av just nu.

Det är otroligt kul att se hur mycket intranätet används nu. Enkelheten är så bra. Jag är glad att vi valde att renodla och välja ut enbart de funktioner som vi behöver, menar Annacarin.

De har även tagit fram några enkla instruktionsfilmer för att hjälpa medarbetarna igång med intranätets alla funktioner.

SiteVision underlättar redaktörsarbetet

SiteVision är ett mycket bra stöd för att skapa innehåll med kvalitet. Det är ett skalbart, responsivt och flexibelt CMS, vilket gör det enkelt att använda. Exempelvis kan redaktörerna se direkt i publiceringsverktyget hur resultatet blir på utsidan.

Sitevision är enkelt att hantera, därför har vi valt det som CMS, men kombinerat det med funktionaliteten som finns i Microsoft 365, säger Annacarin.

Samspel i organisationen en framgångsfaktor

Framgångskonceptet för Hudiksvalls kommun är att kommunikationsavdelningen och it-strategen är samspelta. De har helt och hållet haft fokus på hela organisationens behov.

De jobbar otroligt bra tillsammans. Det är högt i tak och de har inställningen ”vi testar, utvärderar och fortsätter utifrån det”. Det är inte många som kommit lika långt på sin resa. Det är hur väl samarbetet fungerar inom organisationen som är grunden till allt, tycker Ann.

Om Hudiksvalls kommun

Hudiksvalls kommun ligger mitt i Sverige och är en av Norrlands äldsta städer. Kommunen har 37 000 invånare och 3 700 medarbetare.

Framgångsfaktor

En mycket öppen dialog och samspelet i organisationen.

Kontakt

Publicerad • 10 oktober 2018

Vi skräddarsyr ditt intranät

Vi utgår från era behov och verksamhet. SiteVision är ett enkelt publiceringsverktyg med en stark sökfunktion och lätt kan integreras med andra system, exempelvis Microsoft 365 och Google Suite.