Exempelbild

Niclas Söderberg och Nina Eriksson, kommunikatörer i Falu kommun, ser till att det nya intranätet fyller sitt syfte och att medarbetarna förstår hur de ska använda det för att få en effektivare vardag.

2019-04-02

Intranät, Systemutveckling, Utbildning

Falu kommun – skräddarsydd arbetsplats som minskar den digitala stressen

De främsta målen med Falu kommuns intranät var att få ett tillgängligt, tillförlitligt och effektivt verktyg i vardagen. Deras nya digitala arbetsplats ”Insidan” är navet som minskar stressen. Där når medarbetarna allt utan att behöva hålla koll på olika system eller inloggningsuppgifter.

Skillnaden mellan nya och gamla intranätet är som dag och natt. Målet är att intranätet ska vara vårt naturliga verktyg i vardagen för samarbete, kommunikation och delaktighet.

niclas söderberg
Falu kommun

Citatbild

Skillnaden mellan nya och gamla intranätet är som dag och natt. Jämfört med tidigare har vi nu en tydlig struktur där användarna lätt hittar det de söker, vi har också en mycket bra sökfunktion och hög tillgänglighet där alla kommer in på intranätet automatiskt när de loggat in på sin dator. Dessutom är det enkelt att arbeta i för redaktörerna, säger Niclas Söderberg, kommunikatör, Falu kommun.

Naturligt verktyg för samarbete, kommunikation och delaktighet

”Insidan”, som intranätet heter, är mer än ett intranät. Det är ett arbetsverktyg som ska hjälpa medarbetarna att bli mer effektiva och se helheten. Med en gedigen effektkartläggning som bestod av djupintervjuer och enkäter som grund har Falu kommun fått till den digitala arbetsplats de önskade.

Syftet med effektmålen är att de ska stötta beteenden som behövs för att organisationen ska bli ännu mer effektiv. Det övergripande målet var ”intranätet ska vara vårt naturliga verktyg i vardagen för samarbete, kommunikation och delaktighet”, förklarar Niclas.

För att skapa delaktighet handlar ett av effektmålen om att göra intranätet till en kulturbärare.

Ingen ska behöva bry sig om var de är. Medarbetarna loggar in på ”Insidan” och når helt enkelt allt de behöver i sin vardag. Oavsett vilket system som användaren befinner sig i så syns Insidan-loggan, vilket skapar igenkänning och trygghet, berättar Jörgen Nylén, Ad och Strateg. Soleil.

Sparar mycket tid varje år tack vare relevant information

Övriga effektmål handlar om att intranätet ska ge ökad effektivitet, ökad relevans och ökad användning. Exempelvis innebär den nya plattformen även ett nytt arbetssätt för redaktörerna.

Vi tänker annorlunda kring publicering av nyheter nu. Förut nåddes alla som loggade in på intranätet av alla nyheter. Nu väljer vi målgrupp utifrån relevans och detta gör att vi sparar mycket tid. Om vi tidigare publicerade en nyhet som tar två minuter av distraktion så lägger organisationen totalt 166 timmar (med ca 5000 anställda) på den. Om nyheten egentligen bara har ett värde för en tiondel av alla anställda och istället publiceras på en mer dedikerad plats så har vi med den nyheten sparat 150 timmar, det är tid som istället kan läggas på verksamheten, säger Niclas.

I en kommun finns krav på att alla medarbetare ska kolla sin mejl varje dag. Även här bidrar intranätet till effektivisering eftersom medarbetarna ser antalet olästa e-postmeddelanden på varje sida. Målet är dessutom att implementera tidsstämpling direkt på intranätet för att spara tid.

Starka samarbetsfunktioner inbäddade i tydliga gränssnitt sänker kunskapströskeln

Falu kommun använder många av de tjänster som ingår i Office365, exempelvis dokumenthantering i SharePoint, uppgiftshantering i Planner, samarbetsgrupper i Teams och sociala grupper i Yammer. Möjligheten till att integrera dessa tjänster och göra dem så tillgängliga som möjligt var avgörande när de valde plattform för sitt intranät.

Office 365 innehåller många ledande molntjänster men min erfarenhet är att det inte går att bara ge en vanlig användare tillgång till dessa och tro att de ska klara sig. En av styrkorna med att integrera Office 365:s tjänster i SiteVision är att vi kan förenkla gränssnittet och förklara vilka delar man ska använda till vad, berättar Jimmy Alfredsson, lösningsarkitekt, Soleil.

Det finns till exempel en samarbetssida som guidar medarbetarna i vad de ska använda olika delar av intranätet till och hur de skapar samarbetsgrupper.

Sökträffar sorteras utifrån typ av uppgift

På Insidan visas sökträffar från flera plattformar (SiteVision, Office 365 och InfoCaption) och de sorteras utifrån typ av uppgift; webbsidor, dokument, person och guider.

Vi har tagit en liten annan approach till hanteringen av sökfunktionen. Istället för att ta in stora sökindex så har vi valt att gå via API:erna (Application Programming Interface), vilket gör att den som söker kan leta bland alla sidor, men även bland personer och dokument samt i IT-guiden. Den är vi mycket nöjda med, menar Jonas Gällman, utvecklare, Soleil.

Att våra kollegor hittar vidare till det de söker och vågar lita på att det är uppdaterat och korrekt är den största vinsten, tycker Niclas.

”Min sida” ingången till personliga verktyg och favoriter

På ”Min sida” hittar var och en det som gäller dem personligen och når alla funktioner och länkar som är viktiga för dem. Här finns även nyheter från chefen, berörd förvaltning, dagens möten i Outlook och den egna profilen. Detta ger medarbetarna en helhetsbild av olika uppgifter och information från ett flertal ställen i olika system, vilket hjälper dem att prioritera och få kontroll över dagens arbetsuppgifter.

Soleil har kunskapen att utvärdera vilket system som passar bäst till vad

Office365 erbjuder många olika produkter och appar. Olika verksamheter har varierande behov och vi guidar våra kunder i vilka tjänster som passar just deras behov. Med hjälp av vår Office365-connector kan vi även integrera alla olika O365-tjänster med SiteVision och skräddarsy lösningar.

Vi försöker alltid att använda det system som är bäst för respektive uppgift och gör en väg in till varje lösning. Samma personer hos oss har kompetens inom både SiteVision och Office365, vilket gör att de ser möjligheter och kan utvärdera vad som är lämpligt att göra i vilket system, säger Ann Svalling, projektledare, Soleil.

Hårt jobb krävs för att bygga ett bra innehåll och skapa engagemang

Grunden till ett välanvänt intranät är aktuell information som är lätt att hitta. Kommunen började ganska tidigt med att hålla utbildningar för redaktörer, så att de skulle komma igång med innehållsarbetet.

För att få 5 000 medarbetare att börja använda ett nytt arbetsverktyg behövs även en stor kommunikationsinsats. Inför lanseringen hade Falu kommun tagit fram en gedigen kommunikationsplan med nyheter och andra aktiviteter tillsammans med ett antal guider och en tryckt minifolder.

Vi inledde lanseringen med en lanseringsaktivitet där medarbetare hade chansen att vinna en tårta varje dag, berättar Niclas.

Stöd för chefer

Intranätet kommer fortsätta att utvecklas kontinuerligt och nu håller projektgruppen på att bygga upp ett chefsstöd. Det blir en kanal för att stötta cheferna i deras vardag vad gäller HR och ekonomi. Här hittar de till exempel checklistor och viktiga datum att ha koll på.

Med chefsstödssidan och nyheter från chefen stöttar vi ett kommunikativt ledarskap och bidrar till att cheferna blir med effektiva, säger Niclas.

Följer upp effektmålen med statistik och enkäter

Tack vare den gedigna effektkartläggningen har Falu kommuns intranät stora chanser att minska den digitala stressen hos medarbetarna. Kommunen kommer att arbeta kontinuerligt med följa upp effektmålen med hjälp av statistik och enkäter.

Soleil har lyssnat på våra behov och önskemål, samtidigt som de föreslagit förbättringar, istället för att bara göra precis som vi säger. De är experter på verktygen och vi är experter på våra behov, vilket är något vi verkligen utgått ifrån i projektet, avslutar Nina Eriksson, kommunikatör, Falu kommun.

Fakta om projektet

Öppna produktblad

×
Något gick fel, prova igen.
  • om falu kommun: Falun är Dalaras residensstad. Här bor nästan 60 000 invånare och kommunen har 5 000 medarbetare. På ett par timmar kan Faluborna ta sig både till fjällen och till Stockholm. Det är en kommun där det är enkelt att ha en aktiv livsstil, både för den som gillar friluftsliv och den som gillar kultur.
  • Framgångsfaktor: Falu kommun har haft stora ambitioner och är insatta och kompetenta. De har utmanat oss och vi har haft en bra kommunikation med sunda diskussioner. Vi har helt enkelt jobbat utifrån inställningen att bäst idé vinner. De har även haft ett mycket bra samarbete mellan funktionerna IT och kommunikation, vilket är viktigt för att kunna låta organisationens behov styra valen och sedan få ut bästa möjliga effekt med hjälp av information och delaktighet.
Kontaktperson

Per Johansson

VD, Tf Sälj - och Marknadschef
+46 73 370 06 92

Kontakta mig

Tack för ditt mail!

Tack för ditt mail! Vi kommer kontakta dig så snart som möjligt.