2020-04-24

Teams i Office 365 – när, var och hur ska man använda det?

Vad är egentligen Microsoft Teams och hur hänger det ihop med övriga delar i Office 365? Teams kan verkligen underlätta arbetsvardagen, särskilt nu när många behöver arbeta och samarbeta på distans, men det kan behövas en genomgång för att verkligen förstå hur de olika delarna fungerar och hur du kan använda Teams på bästa sätt. Här nedan delar Jennie med sig av några tips. Vi ger dig även möjlighet att kostnadsfritt delta på vårt webinar där vi berättar mer om konkreta exempel och visar delar av plattformen.

Jennie Thorén Johnson

När passar det bra att använda Teams?

Videomöten

Teams passar förstås extra bra i dessa tider när många jobbar på distans eftersom det är ett bra verktyg för videomöten där du även bland annat kan dela skärm med de andra mötesdeltagarna. Det som är väldigt bra är att du inte behöver ladda ner något program och du kan därför bjuda in vem som helst till ett Teams-möte. För den som inte har appen fungerar det bra att gå via webbläsaren. Det är även enkelt att spela in mötet om det finns behov av att ha det sparat. Då hamnar inspelningen i verktyget Stream, som också ingår i Office 365-licensen.

Samarbetsgrupper

Teams passar särskilt bra för mindre grupper, framförallt för projektgrupper eller enhets- eller avdelningsgrupper. Du kan dels skapa team, det vill säga samarbetsgrupper, dels kanaler, som fungerar som en slags undergrupp till ett team och kan gälla delprojekt eller specifika ämnen, exempelvis marknadsföring eller ekonomi. Det skulle kunna finnas ett team för hela ”Marknadsavdelningen”, med en kanal för ”Trycksaker” och en kanal för ”Mässor 2021”, eller ett team för hela ”Ekonomiavdelningen med en kanal för ”Budget 2021”.

När du skapar samarbetsytor vill vi tipsa om att fundera över om det behövs ett nytt team eller om det räcker med en kanal i ett befintligt team. Alla personer som ingår i ett team behöver heller inte ha tillgång till alla kanaler i teamet. Ingen vill distraheras av fler kanaler än de behöver. Därför är det så bra att det går att välja vilka som ska vara med i de olika kanalerna. Det är också möjligt att bjuda in externa gäster till sitt team.


Samarbeta kring dokument och diskutera

Deltagare i teamet kan även dela filer, tagga varandra i konversationer och använda gemensamma anteckningsböcker. När du skapar ett team får du automatiskt ett bibliotek där filerna ligger på en SharePoint-yta, men visas upp i ditt team eller kanal. Många lärare skapar exempelvis upp olika kanaler för grupparbeten i Teams där de kan stötta eleverna och svara på frågor. Där ser de att eleverna verkligen deltar och gör det de ska.

Vilka funktioner i Teams är bra att känna till?

När du skapar ett team är det förberett för både Planner och OneNote och du som administrerar teamet kan välja att visa dessa som flikar. Planner är som ett riktigt projekthanteringsverktyg, där kan du välja att göra det på en grundläggande nivå, eller bygga upp det avancerat och skapa en projektboard med uppgifter. När du lägger in arbetsuppgifter kan du tilldela dem till olika personer, skriva kommentarer, sätta deadlines och bifoga filer. Sedan kan var och en se få en överblick över sina uppgifter och hålla koll på vad som ska göras och när. I OneNote kan teamet dela anteckningar.
Även Outlook (e-post och kalender) finns integrerad i Teams, även om det är med begränsad funktionalitet.

Några tips för effektiva samarbeten i Teams

  • Vi vill slå ett slag för Teams mobil-app. Den är verkligen värd att testa eftersom den fungerar mycket bra både för att svara i diskussionstrådar och delta i möten.
  • För att få ordning och reda rekommenderar vi att sätta namnstandarder på allt ifrån filer till team och kanaler. Märk också upp om det är ett projektteam eller ett organisatoriskt team. Detta kommer att underlätta för alla i vardagen.
  • Kom ihåg att hålla ihop diskussionerna i ditt Team genom att svara i pågående konversation istället för att skapa ny. Samt att tagga den/de meddelandet berör.

Webinar om Teams

Vill du veta mer om Teams? Här kan du se vårt webinar där vi delar med oss av fler exempel och samtidigt visar upp delar av plattformen.

Jennie Thorén Johnson

Projektledare

SENASTE BLOGGINLÄGGEN

Bli effektivare i vardagen med Office 36...

2020-04-28

Bli effektivare i vardagen med Office 36...

Office 365 erbjuder en mängd olika verktyg och funktioner för att underlätt...

Läs mer
En kanalstrategi skapar förutsättningar ...

2020-04-17

En kanalstrategi skapar förutsättningar ...

Det finns många olika kommunikationskanaler på de flesta arbetsplatser, och...

Läs mer
Kontaktperson

Jennie Thorén Johnson

Projektledare
+46 70 713 49 73

Kontakta mig

Tack för ditt mail!

Tack för ditt mail! Vi kommer kontakta dig så snart som möjligt.

Öppna produktblad

×
Något gick fel, prova igen.