2019-12-03

Få mer gjort och stressa mindre på den digitala arbetsplatsen

Smarta digitala lösningar gör det möjligt för många att arbeta var som helst, när som helst. Helt fantastiskt, men samtidigt stressande. Ofta plingar det från alla håll när olika system skickar ut notiser och påminnelser. Påminnelser om mer information, fler möten och uppgifter som ska utföras. Det gör det svårare att få saker gjorda, samtidigt som uppgifter utspridda i olika system gör det svårare att få överblick och prioritera. Känner du igen dig?

Den digitala arbetsplatsen ska stötta och förenkla informationsspridning, kommunikation och samarbete. Men det är också viktigt att den stöttar det egna arbetet genom att ge en överblick och möjlighet att kunna arbeta fokuserat. Här delar vi med oss av några tips som gör arbetslivet enklare både för dig som individ och för organisationen.

Att hålla fokus är största utmaningen

Att ha mycket att göra är tyvärr inte det samma som att få mycket gjort. Det gäller att hitta sätt som säkerställer att du använder din tid på ett bra sätt. Men det räcker inte att bara hushålla med sin tid, utan det finns andra komponenter som är minst lika viktiga. För det första - vår energi.

Dagens informationsflöde och täta växlingar mellan uppgifter och kanaler kan dränera vår mentala energi. Sedan har vi den kanske största utmaningen av allt - fokus. En
förutsättning för att kunna använda vår tid och vår energi på bästa sätt är att kunna arbeta fokuserat.

Notifieringar kan både stötta och stjälpa

Det plingar till från ett sms, chatten blinkar och datorn signalerar att det är dags för möte. Samtidigt kommer en push-notis från en nyhetssajt och en signal om ett nytt mejl.
Signaler som pockar på uppmärksamhet kan stjälpa mer än de hjälper. Däremot är notifieringarna som du kan få när du väl går in i ett verktyg eller app ett betydligt mer effektivt hjälpmedel. Här kan en smart utformad digital arbetsplats vara till stor hjälp. Vet man att man lätt kan hitta ny information och nya uppgifter så kan man förlita sig på att det går att ta till sig av informationen när det passar.

Gör en sak i taget

Det där med att vi kan göra hur många saker som helst samtidigt och också få mer gjort, det stämmer inte alls. Sanningen är raka motsatsen! Multitasking är vår största fiende för den som vill jobba fokuserat. Studier visar att multitasking kan sänka vår produktivitet med upp till 40 procent. Därför är det bättre att göra en sak i taget. Men hur lyckas man med det då? Nedan delar vi med oss av några tips för att prioritera, skapa överblick och få saker gjorda.

Några tips för att öka effektiviteten och hålla fokus

Arbeta smart:

• Gör en sak i taget och stäng av alla notifieringar i form av push-notiser och popup-rutor.
• Skapa tillfällen under arbetsdagen där du kan arbeta helt ostört.


Planera din arbetsdag:

• Ta tag i den mest krävande uppgiften först.
• Sätt av tid i kalendern för större uppgifter och genomför små uppgifter direkt.

Ha effektiva möten:

Ha ett tydligt syfte och en agenda för varje möte och börja mötet i tid – oavsett om inte
alla deltagare kommit.

Jobba smart med mejlen:

• Ta bort notifieringar och kolla istället ett par gånger per dag.
• Avsluta prenumerationer på nyhetsbrev och liknande som du ändå inte läser.

Bok med tips för effektivare arbetsplats

Vill du läsa mer om hur du kan arbeta effektivare? Ladda ner vår bok ”Få mer gjort och stressa mindre – så blir du vardagseffektiv i det digitala” så får du många fler bra tips.

Utbildning för dig som arbetar digitalt och vill minska stressen

Du kan också anmäla dig till vår utbildning "Vardagseffektivitet i det digitala". Där ger vi konkreta tips på hur du kan arbeta mer strukturerat för att öka din produktivitet samtidigt som du minskar den digitala stressen. Den vänder sig till dig som tillbringar en stor del av arbetsdagen framför datorn och som upplever onödig stress på grund av utmaningarna i det digitala livet. Utbildningen passar både i små och stora organisationer.
Här kan du läsa mer om utbildningen

Ann Svalling

Microsoft 365-ansvarig

SENASTE BLOGGINLÄGGEN

Bli effektivare i vardagen med Office 36...

2020-04-28

Bli effektivare i vardagen med Office 36...

Office 365 erbjuder en mängd olika verktyg och funktioner för att underlätt...

Läs mer
Teams i Office 365 – när, var och hur sk...

2020-04-24

Teams i Office 365 – när, var och hur sk...

Vad är egentligen Microsoft Teams och hur hänger det ihop med övriga delar ...

Läs mer
En kanalstrategi skapar förutsättningar ...

2020-04-17

En kanalstrategi skapar förutsättningar ...

Det finns många olika kommunikationskanaler på de flesta arbetsplatser, och...

Läs mer
Kontaktperson

Ann Svalling

Microsoft 365-ansvarig
+46 72 712 64 95

Kontakta mig

Tack för ditt mail!

Tack för ditt mail! Vi kommer kontakta dig så snart som möjligt.

Öppna produktblad

×
Något gick fel, prova igen.