2019-07-01

Varför behövs effektiv dokumenthantering?

En effektiv dokumenthantering låter kanske inte som det mest roliga och inspirerande vi kan lägga våra arbetstimmar på. Men faktum är att alla som arbetar med en dator gör det varje dag mer eller mindre. Om hanteringen av dokument då görs på ett optimalt sätt, ja då sparar organisationen inte bara massor av tid utan har även lättare att uppfylla exempelvis GDPR och övriga kvalitets- och säkerhetsföreskrifter. Plus att det besparar medarbetarna en hel del frustration och stress, vilket såklart är minst lika viktigt.

Jennie Thorén Johnson

 

Vi börjar med att titta på vad som kan hända när en organisation INTE använder en strukturerad dokumenthantering, utan istället använder exempelvis en klassisk filstruktur med mappar på en disk (tex G: eller liknande).

 

 

Problematik utan strukturerad dokumenthantering:

  • Svårt att hitta rätt information – Mycket tid läggs på att hitta fram till rätt information samt att säkerställa att den informationen är aktuell och att det dokument man hittade verkligen är den senaste versionen. Detta skapar lätt stress och osäkerhet hos medarbetarna och är onödigt tidskrävande.
  • Svårt att uppfylla säkerhetsrutiner – Det kan vara svårt att se vem som har tillgång och behörighet till vilken information. Om fel personer har tillgång till dokument kan det vara riskfyllt för verksamheten. Om någon raderar eller flyttar filer av misstag är det ofta svårt och tidskrävande (ibland omöjligt) att hitta och återställa dem.
  • Svårare att uppfylla lagar och krav – Om en organisation inte har ordning på sin dokumenthantering kan exempelvis GDPR vara svårt att uppfylla. Dels är det svårt att få fram alla dokument som person X har skapat och dels är det svårt att se vad personen har behörighet till.
  • Svårt och tidskrävande att hantera många versioner av samma dokument (forskning visar att i snitt finns ett och samma dokument i 11 versioner!) – Ett dokument kan mejlas fram och tillbaka, sparas på skrivbord, hårddiskar, usb-minnen och så vidare.
  • Det ser onekligen ut som att organisationer som inte har tänkt igenom hur dokumenthanteringen borde fungera snabbt hamnar i röriga och tidskrävande processer. Om vi istället tittar närmare på vad en organisation kan uppnå med att använda en genomtänkt dokumenthantering som grundar sig på tanke, struktur och ett bra system så ser vi klara fördelar.

Fördelar med strukturerad dokumenthantering:

  • Användarna når alltid senaste versionen av ett dokument eftersom systemet automatiskt håller ordning på varje dokuments versionshistorik. Vill en användare gå tillbaka och titta på tidigare versioner och vem som gjort vad och när, är det mycket enkelt.
  • Enkelt att hitta dokument och information via exempelvis fritextsök, valbara vyer/filter och filtreringar med hjälp av metadata/taggar. (Tänk till exempel på att hitta en produkt i webbutik.)
  • Enklare att uppnå säkerhetsföreskrifter och kontrollera att behörigheter efterlevs. Enkelt att återskapa dokument till äldre version, enkelt att få tillbaka dokument om någon raderat ett dokument.
  • Tydlig spårbarhet kring vem som skapat och ändrat dokument. Därför är det också enkelt att få fram alla dokument som person X har skapat (ur GDPR-perspektiv).
  • Möjligt att samarbeta i realtid i samma Word-, Excel- eller Powerpoint-dokument. Användarna kan dessutom ha en dialog och kommentera ett dokument online på ett enkelt sätt och slipper att mejla dokumentet fram och tillbaka.
  • Användare kan sätta olika status på ett dokument, exempelvis kan ett dokument vara i utkast-läge medan man arbetar på det, för att sedan låta andra användare få se det när det publiceras.
  • Automatiska flöden är enkelt att koppla till dokumentbibliotek eller dokument. Till exempel godkännandeflöde för vissa dokument, påminnelser för att revidera de dokument som personen är ansvarig för, arkiveringsregler och så vidare.
  • Möjlighet att skicka länk till ett dokument istället för att skicka själva dokumentet. Detta minskar risken för att det skapas många olika versioner av ett dokument. (Inget behov längre av att skapa dokument med namn som till exempel “Utkast3_semesterpolicy_190601_Jennie_ver2.docx”). :)

Så hjälper vi kunder att komma igång med en effektiv dokumenthantering

Strukturerad dokumenthantering är alltså nåt att satsa på. Så här brukar vi jobba med kunder som vill komma igång med sin dokumenthantering:

  1. Vi startar gärna arbetet med ett avgränsat område, exempelvis genom att bygga upp ett dokumentbibliotek för en viss dokumenttyp som berör en avgränsad del av organisationen. Detta kan vara exempelvis rutiner för en viss förvaltning eller personalpolicys för en hel organisation. Hur vi avgränsar och var vi börjar bestämmer vi tillsammans med kunden.
  2. Två workshops brukar vanligtvis räcka för att komma fram till och bestämma exempelvis metadata, behörigheter, eventuella godkännandeflöden med eventuella påminnelser och arkiveringsregler, dokumentmall/ar, arbetssätt, vyer och filter.
  3. Vi utvecklar och implementerar sedan lösningen och sedan är det dags för kunden att testa.
  4. Inför lanseringen utbildar vi användarna för att underlätta för dem att komma igång med det nya arbetssättet.
  5. Vi fortsätter med att utveckla dokumenthanteringen för övriga avdelningar, förvaltningar och grupperingar inom organisationen med exempelvis fler dokumenttyper och bibliotek beroende på vad du som kund vill och har behov av.

Hör av dig om du är intresserad av att veta mer och se hur vi har hjälpt våra kunder med detta!

Jennie Thorén Johnson

Projektledare

SENASTE BLOGGINLÄGGEN

Digital arbetsplats byggd på SiteVision ...

2019-05-29

Digital arbetsplats byggd på SiteVision ...

Varför välja mellan SiteVision och Office 365? Vi har vetat ett tag att båd...

Läs mer
Tillgänglighet – En rättighet

2019-05-16

Tillgänglighet – En rättighet

I och med att vår dagliga konsumtion av webbmaterial har ökat, starkt influ...

Läs mer
Kontaktperson

Jennie Thorén Johnson

Projektledare
+46 70 713 49 73

Kontakta mig

Tack för ditt mail!

Tack för ditt mail! Vi kommer kontakta dig så snart som möjligt.

Öppna produktblad

×
Något gick fel, prova igen.