2019-05-29

Digital arbetsplats byggd på SiteVision och Office 365 gynnar kreativt samarbete

Varför välja mellan SiteVision och Office 365? Vi har vetat ett tag att båda plattformarna har en självklar plats i den digitala arbetsplatsen, och med tiden har vi insett allt fler fördelar. Därför utvecklade vi vår lösning, Skalbar365. Med på den resan har Falu kommun varit, och nu är de ute på Customer Success Tour tillsammans med SiteVision och berättar för organisationer i hela landet om lösningen, som gett dem en effektiv digital arbetsplats som gynnar kreativt samarbete.

Jimmy Alfredsson

För lite drygt ett år sedan skrev jag blogginlägget SITEVISION ELLER OFFICE 365 – VILKEN SKA JAG VÄLJA? Intresset var stort eftersom många organisationer har båda verktygen och vill såklart få ut det mesta av dem. Intresset är fortfarande minst lika stort och till vår glädje har fler valt att följa med oss på den här resan, exempelvis Falu Kommun som just nu är ute på Customer Success Tour över nästan hela landet tillsammans med SiteVision där de bland annat pratar om vår lösning. I det blogginlägget fokuserade jag mycket på skillnaderna mellan Sitevision och Office 365 för att förtydliga att båda har sin plats i den digitala arbetsplatsen.

Nu ett år senare och många erfarenheter rikare tänkte jag redovisa de största fördelarna med vår Skalbar365 som vi har valt att kalla vår lösning och som kombinerar SiteVision och Office 365. Några fördelar såg vi framför oss och räknade med redan då, men några har också visat sig vara sköna sidoeffekter som vi inte helt hade räknat med, som exempelvis den här första.

Större chans att slutanvändarna får rätt stöd tack vara ett gemensamt ägarskap mellan kommunikations- och IT-avdelning

Marknad/kommunikation äger och ansvarar för webbpubliceringsverktyget, exempelvis SiteVision och IT äger och ansvarar för arbetsverktyget, exempelvis Office 365. Så här har det sett ut i många år. Man ska egentligen aldrig generalisera, det finns fullt med duktiga IT-strateger och kommunikatörer där ute som vet och ser att båda är viktiga men ska man hårdra det så kommer marknad tycka att innehållet har högst prioritet och IT vill ha starka digitala arbetsverktyg med mycket stöd i form av funktionalitet. Att välja mellan det ena eller det andra blir slutanvändaren lidande av eftersom båda systemen är helt nödvändiga i dagens intranät.

Hela tanken med Skalbar365 var att använda styrkorna i både SiteVision och O365, men vi hade inte förutsett alla fördelar som kommer med att kommunikatörer och tekniker känner och tar det gemensamma ägarskapet. Detta genererar massor av gemensamma diskussioner där man engagerat och från olika synvinklar kommer fram till en lösning som definitivt gagnar slutanvändaren. Vi som leverantör bidrar givetvis med mycket kunnande men när man får en engagerad projektgrupp där kunden, som ändå är den som alltid kan sin organisation bäst, är i ett bra och kreativt samarbetsklimat då ökar chanserna avsevärt att den slutgiltiga lösningen blir bra.

Standardfunktionalitet och leverantörsoberoende

Ibland förekommer debatter som lite förenklat handlar om vad som är bäst: Att köpa "färdig produkt" som förvaltas av ett produktföretag eller "köpa timmar av webbyråer där man kan lägga pengar på digital utveckling istället för att betala licenser och prenumerationsavgifter".

Vår Skalbar365 fastnar inte i någon av dessa utan är en lösning som är minst lika stark som de "färdiga produkterna" utan att det måste förvaltas av ett specifikt produktföretag. Detta är möjligt tack vare all stark standardfunktionalitet SiteVision och Office 365 erbjuder och hur vi kombinerar dem. Vår lösning väver samman dessa två och resultaten är en lösning där de allra flesta standardbehoven kring innehållshantering och digitalt samarbete uppfylls. Vi jobbar alltså med verktygen och inte emot dem, till skillnad mot de färdiga produktlösningarna baserat på exempelvis SharePoint där produktföretagen har fått bygga sin egen innehållshantering eftersom den som finns i SharePoint inte räcker till för en lite större organisation.

Jag har några gånger fått frågan "Är inte två licenser en nackdel med er lösning?" och svaret är att den extra licensen ser till att man får en lösning som inte låser dig till en leverantör, inte kommer gå sönder när molntjänsten den bygger på uppdateras och att man betalar även en extra licens till de produktföretag som erbjuder lösningar baserade på SharePoint. I slutändan blir det billigare, det kan vi hjälpa er räkna ut.

Hjälp användaren att förstå och använda de O365-tjänster ni väljer att rulla ut

Jag har jobbat med SharePoint och Office 365-lösningar sen 2007 och om jag ska vara helt ärlig så har jag under alla dessa år inte en enda gång stött på en organisation som har haft en smärtfri utrullning av tjänster och verktyg i dem. På senaste Smarta Intranät-konferensen påstod en föreläsare för en större region att endast 5 % av användarna, de så kallade early adopters som är nyfikna och överlag digitalt mogna, är tillräckligt mogna för att hantera standarfunktionaliteten i O365 utan större stöttning. Jag är beredd att hålla med honom.

Så vad kan man göra för att få maximal nytta av alla verktyg och tjänster i O365 och på ett bra sätt rulla ut dem till användarna?

De självklara delarna som vi hjälper kunder med som inte har tid eller kunskap att hantera det själv är framtagning av kartläggning/kanalstrategi och utbildning av de verktyg och tjänster man vill använda. Eftersom det handlar om över tjugotalet tjänster och verktyg brukar vi föreslå en prioriterad utrullning där man börjar med de viktigaste verktygen och tjänsterna och därefter övriga.

Men oavsett hur bra utbildning och tydlig utrullning man gör av dem så är det ändå inte säkert att användandet ökar så mycket man hade önskat. Dessutom kanske inte användaren lyssnade eller läste den där manualen vilket kan leda till att de används på fel sätt.

Här kan intranätet vara till stor hjälp genom att man visar och hanterar valda delar från de verktyg och tjänster i O365 man har valt att använda sig av. Ett bra exempel här är samarbete. Det verktyg Microsoft satsar mest på nu är Teams. Teams är otroligt kraftfullt men samtidigt komplext och tekniskt. Mycket händer i bakgrunden och flera andra tjänster är inblandade som till exempel SharePoint för dokumenthanteringen. Användaren kan trots utbildning lätt gå vilse och en massa teams kan skapas upp utan kontroll, vilket skapar administration för en redan pressad IT-avdelning.

Här kan man på intranätet införa en sida för samarbete där användaren ser alla teams den är del av. Vid första besöket får användaren upp en guide som visar varje del, hur det hänger ihop och kan ta sig vidare till mer utbildningsmaterial. Här kan användaren börja med digitalt samarbete utan att ha fått en utbildning i Teams och hen behöver inte ens ha Teams-klienten installerad. Dessutom går det att styra skapandet av ett team via ett formulär, där man hjälper användaren så att det inte går att göra fel. Då får man teams med rätt namnsättning och egenskaper. Man kan även koppla på ett beställningsförfarande där teamet inte skapas direkt utan att en vald grupp administratörer först får se över beställningen.

Ovanstående är ett exempel på hur man med hjälp av intranätet hjälper användaren förstå och använda en av de största tjänsterna i O365 vilket inte bara leder till ökat användande utan även rätt användande. Skalbar365 innehåller ovanstående exempel kring samarbete men även flera andra exempel.

Förutsättningar och krav på ett intranät som en startplats för en digital arbetsplats

In nästa blogginlägg tänkte jag skriva lite om förutsättningarna och kraven på ett intranät som en startplats i den digitala arbetsplatsen och varför vår lösning uppfyller dem när andra inte göra det. Hör gärna av er om ni vill ha en demo eller prata mera!

Jimmy Alfredsson

Lösningsarkitekt

SENASTE BLOGGINLÄGGEN

Varför behövs effektiv dokumenthantering...

2019-07-01

Varför behövs effektiv dokumenthantering...

En effektiv dokumenthantering låter kanske inte som det mest roliga och ins...

Läs mer
Tillgänglighet – En rättighet

2019-05-16

Tillgänglighet – En rättighet

I och med att vår dagliga konsumtion av webbmaterial har ökat, starkt influ...

Läs mer
Kontaktperson

Jimmy Alfredsson

Lösningsarkitekt
+46 73 077 56 13

Kontakta mig

Tack för ditt mail!

Tack för ditt mail! Vi kommer kontakta dig så snart som möjligt.

Öppna produktblad

×
Något gick fel, prova igen.