2019-02-06

Strategier och utbildning ett måste för att skapa en lyckad digital arbetsplats

Digitala arbetsplatser är ett begrepp som det glädjande nog pratas allt mer om. Vi är många som tillbringar en stor del av våra arbetsdagar framför skärmar och med hjälp av smart teknik, förändringsarbete och genomtänkta strategier går det att göra mycket för att förbättra den digitala arbetsmiljön. När man pratar om digitala arbetsplatser handlar det ofta om sådant som information, kommunikation och digitalt samarbete. Men en aspekt som är minst lika viktig är att ha bra strategier och verktyg för det egna arbetet.

Catharina Carlsson - Verksamhetsutvecklare på Soleil

Den digitala arbetsplatsen

Vi börjar från början – vad är egentligen den digitala arbetsplatsen? Svaret på den frågan varierar säkerligen en del beroende på vem man frågar men här på Soleil har vi valt att definiera det som ett samlingsnamn för alla de digitala verktyg och system som används i arbetet. Med andra ord handlar det om den digitala motsvarigheten till den fysiska arbetsplatsen. Att se om och ta hand om den digitala arbetsplatsen är något som blir viktigare och viktigare i takt med att allt mer arbete bedrivs digitalt.

Den digitala stressen

Digitala verktyg medför många fördelar, men något man inte får glömma är att de också kan bidra till ökad stress. En modell som ofta används för att förklara vad som påverkar stress är den så kallade krav, kontroll och stödmodellen (en bra sammanställning av den finns bland annat här: https://www.prevent.se/amnesomrade/stress/karaseks-och-theorells-modell). Enligt modellen är en känsla av bristande kontroll en vanlig orsak till stress och här spelar den digitala arbetsplatsen en viktig roll.

Det finns många bra digitala verktyg som hjälper oss i vårt arbete men alla olika verktyg leder också lätt till att vi har uppgifter som ska utföras utspridda i diverse olika system samtidigt som vi också får information och notifieringar från ytterligare en rad kanaler. Allt detta gör att man lätt hamnar i en situation där man saknar överblick och kontroll, något som både kan leda till stress och som kan försvåra arbetet.

I utformningen av den digitala arbetsplatsen är det därför viktigt att inte bara titta på varje funktion för sig utan även hur allt hänger samman och hur användaren kan få en överblick. Vi vill ju att den digitala arbetsplatsen ska bidra till att reducera stress och inte tvärtom.

Digitalt stöd både för samarbete och eget arbete

Hur gör man då för att få en digital arbetsplats som verkligen ger ett stöd i arbetet? Vi kan börja med aspekten information och kommunikation. Som jag nämnde i inledningen så är det ofta de delarna som kommer upp när man pratar om digitala arbetsplatser och det är också onekligen viktiga frågor. En vanlig utmaning här är att man snabbt hamnar i ett överflöd av information. Vi får så mycket information via olika kanaler att det snabbt blir svårt att se skogen för alla träd. Samtidigt så vill man inte dölja någon information, transparens är ju också viktigt.

Det här är en tuff utmaning som kräver en genomtänkt strategi för vilken information som ska finnas var samt var och hur saker ska kommuniceras. För att hitta svar på de frågorna brukar vi ofta rekommendera att man gör en kanalstrategi som en del av sin förstudie eller sitt övergripande strategiarbete.

Den digitala arbetsplatsen handlar ju dock om mer än information, kommunikation och samarbete. Minst lika viktigt är det att den även ger ett stöd för det egna arbetet och det som behövs då utöver verktyg för att utföra specifika uppgifter är bl.a. den överblick som vi nämnt tidigare. Har man ingen överblick över allt man har att göra kan det dels leda till onödig stress och dels medföra att man prioriterar fel eller jobbar med fel saker. Utan överblick blir det lätt så att man agerar på den senaste notifieringen eller den senaste e-posten fast det kanske inte alls är just det som behöver bli gjort. Det man behöver är ett bra stöd som samlar uppgifter från olika håll och som gör det enklare att få överblick och att prioritera.

Sammanfattning

För att den digitala arbetsplatsen verkligen ska vara ett stöd i arbetet krävs mer än enskilda verktyg och system. Delarna behöver hänga ihop på ett sätt som gör att man lätt hittar det som är relevant för stunden. Här räcker det inte heller bara med teknik utan strategier, arbetssätt och utbildning är minst lika viktiga. En kanalstrategi underlättar både för den som sänder och den som tar emot information och en samlingsplats som håller koll på arbetsuppgifter och prioriteringar kan göra det egna arbetet lättare.

I mina kommande blogginlägg kommer jag gå in mer i detalj och ge konkreta tips på vad man kan göra, både när det gäller strategier och när det gäller det egna arbetet. Hör gärna av dig till oss om du vill veta mer redan nu!

Vi på Soleil kan hjälpa er både med tekniken och arbetssätten för att göra era arbetsdagar mer produktiva. Då tror vi dessutom att jobbet blir roligare!


/Catharina Carlsson, verksamhetsutvecklare.

Catharina Carlsson

Verksamhetsutvecklare & Förstudieledare
Catharina är verksamhetsutvecklaren som brinner för att skapa helhetslösningar där arbetssätt och teknikstöd kompletterar varandra.

SENASTE BLOGGINLÄGGEN

Varför behövs effektiv dokumenthantering...

2019-07-01

Varför behövs effektiv dokumenthantering...

En effektiv dokumenthantering låter kanske inte som det mest roliga och ins...

Läs mer
Digital arbetsplats byggd på SiteVision ...

2019-05-29

Digital arbetsplats byggd på SiteVision ...

Varför välja mellan SiteVision och Office 365? Vi har vetat ett tag att båd...

Läs mer
Tillgänglighet – En rättighet

2019-05-16

Tillgänglighet – En rättighet

I och med att vår dagliga konsumtion av webbmaterial har ökat, starkt influ...

Läs mer
Kontaktperson

Catharina Carlsson

Verksamhetsutvecklare & Förstudieledare
+46 72 073 03 04

Kontakta mig

Tack för ditt mail!

Tack för ditt mail! Vi kommer kontakta dig så snart som möjligt.

Öppna produktblad

×
Något gick fel, prova igen.