Ulrika Billström utbildar på Soleil i SiteVision.

Ulrika Billström på Soleil håller utbildning i SiteVision.

2018-04-05

Intranät, Webbutveckling, Projektledning

Tanums kommun – fokus på utbildning ger intranät med bra innehåll och högt engagemang

Tanums kommun hade ett stort behov av ett nytt och modernt intranät med lättillgänglig information och möjlighet till delaktighet. De valde Soleils paketlösning Skalbar för att effektivisera utvecklingskostnaderna. Tack vare det kunde de istället lägga mer resurser på att utbilda redaktörer och medarbetare för att säkerställa att intranätets funktioner används fullt ut

Det känns proaktivt att nya medarbetare möts av ett intranät som är modernt och tilltalande.

anette karlström
tanums kommun

Citatbild

Vi tyckte att det var dags att slopa envägskommunikationen och få till mer dialog och samarbeten digitalt. På det gamla intranätet kunde inte medarbetarna göra så mycket mer än att läsa vad som stod och ta till sig det. Nu vill vi att alla verkligen ska använda alla bra funktioner, berättar Anette Karlström, informatör, Tanums kommun.

Utbildning skapar förutsättningar för ett välanvänt intranät

Tanums kommun hade noggrant tänkt igenom upplägget kring utbildningar och valt ut vilka medarbetare som skulle få utbildning i hur intranätet fungerar från start.

Alla medarbetare ska ju kunna var aktiva och använda intranätet. Därför är det bra att välja ut ambassadörer som blir utbildade av oss på Soleil och som i sin tur utbildar andra i organisationen för att få en bra spridning, förklarar Ann Svalling, projektledare, Soleil.

Bäst effekt med utbildning i god tid

Det mest optimala är att utbilda några medarbetare i hur SiteVisions verktyg fungerar i början av projektet när man vet vilka funktioner som kommer att finnas och grundutvecklingen är klar. Då kan de dessutom testa alla funktioner och upptäcka eventuella buggar.

Teknik i all ära, men om man inte kan använda den på rätt sätt är det inget att ha. Jag vill lyfta vikten av att lära känna plattformen och lösningen på bästa sätt och att det är viktigt att utbildningen är med under hela projektet i olika steg, säger Ann.

Ibland kan redaktörerna jobba med att fylla på innehåll parallellt som utvecklingen av intranätet sker och då behöver redaktörsutbildningarna planeras in tidigt i projektet.

Lär redaktörerna att skriva bra texter

Tekniken och mallarna på ett intranät är grundförutsättningen för att redaktörerna ska kunna göra sitt jobb. Men för att få ett välfungerande och aktuellt intranät måste det vara god kvalitet på innehållet.

Om det är mycket innehåll som ska migreras måste redaktörerna förstås lära sig publiceringsverktyget, men det är otroligt viktigt att även genomföra en utbildning i hur man skriver lättlästa, tydliga och sökoptimerade texter, menar Ann.

Kom ihåg slutanvändarna

Utbildning för alla som ska använda intranätet är det sista steget.

Det passar bra att genomföra utbildningen för intranätets användare i samband med lansering så att de kan börja utnyttja nya funktioner direkt. Om man missar det här steget finns risken att många missar fördelarna med intranätet och organisationen får inte ut maximal effekt av sin digitala arbetsplats, säger Ann.

Uppdaterat innehåll gör det lättare att hitta rätt

Samtidigt som kommunen tog fram intranätet såg de ett bra tillfälle att uppdatera och rensa ut gammal information för att optimera sökfunktionen. De satsade mycket tid på att jobba fram ett bra innehåll. Nu erbjuder intranätet målgruppsanpassad och lättillgänglig information med en personlig startsida som varje medarbetare själv kan påverka.

Det känns modernt och tilltalande, vilket är positivt när nya medarbetare möts av intranätet. Många verkar uppskatta att informationen är specifik för deras avdelning och förvaltning, säger Anette.

Det går även att individanpassa ”mina system” och lägga till sina ”interna och externa favoriter” för att skapa snabba genvägar till de system man ofta använder.

Möjlighet till dialog och feedback vid lansering

När intranätet lanserades gick IT-chefen runt bland verksamheterna och frågade vad de tyckte om intranätet och om de sett de olika funktionerna. Det gav möjlighet att ytterligare förklara och visa. Projektgruppen tog även fram filminstruktioner för att hjälpa medarbetarna att lära sig olika funktioner.

Själv satt jag beredd vid datorn och fixade alla möjliga saker utifrån önskemål som dök upp, berättar Anette.

Tydlig ansvarsfördelning skapar delaktighet

Många fler är engagerade i arbetet med intranätet idag. Tidigare låg allt ansvar centralt, men nu har kommunen minst en redaktör på varje förvaltning.

Det hoppas och tror jag ska göra att var och en är noga med att hålla ordning på sitt innehåll, menar Anette.

Varje förvaltning fick utse en deltagare från varje förvaltning till projektets arbetsgrupp och de hade ett tydligt utpekat ansvar för förvaltningens egna information.

Lätt att samarbeta digitalt

I SiteVision är det enkelt att skapa grupper för samarbeten över förvaltningsgränser, vilket också bidrar till ett ökat användande av intranätet.

Man styr samarbetsgrupperna själv och är inte beroende av en IT-avdelning. Många har redan skapat grupper så det verkar ha fyllt ett behov, säger Anette.

Snabba svar och tydlig dokumentation

Samarbetet med Soleil har fungerat jättebra. Vi har alltid fått snabba svar och skriftlig dokumentation efter varje möte och samtal. Det har gjort att vi haft koll på vem som har ansvar för att ta vidare en fråga, avslutar Anette.

Fakta om projektet

  • OM TANUMS KOMMUN: Tanum är Bohusläns till ytan största kommun. Här bor drygt 12 700 invånare. Kommunen har 525 km kust och längs skärgården finns Sveriges saltaste och renaste hav.
  • Framgångsfaktor: Stort fokus på att utbilda både redaktörer och slutanvändare.

Kontaktperson

Per Johansson

VD
+46 73 370 06 92

Kontakta mig

Tack för ditt mail!

Tack för ditt mail! Vi kommer kontakta dig så snart som möjligt.