Victor Gregebo och Jonas Nilsson

Victor Gregebo och Jonas Nilsson

2017-04-05

Examensjobb belyser Soleils kommunikationsflöden för att skapa struktur på den digitala arbetsplatsen

Just nu genomför två studenter från Karlstads universitet ett arbete på Soleil med att kartlägga företagets digitala informationsflöden. Syftet är att få ordning på den interna digitala informationen och dra lärdomar så att Soleil kan hjälpa sina kunder som har liknande problem.

På Soleil har vi varit snabba på att testa ny teknik och tjänster. Det har gjort att vi idag har en mängd verktyg och appar för att kommunicera internt men ingen tydlig strategi om vilken information som ska kommuniceras i vilken kanal. Med information i många olika verktyg blir det snabbt ”information-overload” för medarbetarna, säger Johan Andersson, delägare på Soleil och handledare för studenternas examensarbete.

Ordning och reda på den digitala arbetsplatsen

Jonas Nilsson och Victor Gregebo är studenterna från Karlstads universitet som har i uppdrag att svara på frågor om Soleil använder rätt digitala verktyg och de ska också utreda vilken roll som intranätet kan ha i den digitala arbetsplatsen.

Den digitala arbetsplatsen ska ju hjälpa medarbetarna i arbetet. Så vi tittar på hur Soleils interna kommunikationsflöden ser ut i de digitala kanalerna, och om intranätet kan vara navet för all digital information. Om intranätet inte ska vara det, då får vi ta fram alternativ, säger Victor Gregebo.

Rätt typ av information i rätt kanal ger bättre ledning

Jonas och Victor började med att titta närmare på informationen som sprids i de digitala informationsflödena och fortsatte sedan med att intervjua fyra medarbetare på Soleil. Medarbetarna fick sätta in informationen i ett diagram, utifrån informationens relevans och livslängd. Relevans och livslängd delades in i tre nivåer; låg, mellan och hög, på varsin axel. Resultatet visade att Soleil använder 22 olika typer av information, exempelvis mötesresultat, personalhandbok, avtal, pågående projekt och priser & erbjudanden. Varje informationstyp har också mappats ihop med ett verktyg.

Att klassa information på det här sättet är nytt för oss. Vi hoppas kunna göra en stor vinst. Bara genom att kategorisera informationen får vi kontroll och kan använda den för att styra och leda organisationen på ett bättre sätt, säger Johan Andersson.

Stor skada för både medarbetare och organisation om viktig information missas

Diagram informationsklassificering

I tabellens gula rutor finns information som har låg relevans med kort livslängd, exempelvis information som inte är jobbrelaterad. I de röda rutorna finns informationstyper med hög relevans och lång livslängd, exempelvis kundavtal och personalhandbok.

Vi upptäckte snabbt att Soleil lider av redundans, dvs samma information upprepas i flera kanaler. Vi såg också att viktig information ibland hamnar i kanaler där den drunknade i flödet av oviktig information. Om medarbetare missar viktig information kan skadan för både enskilda medarbetare och organisationen bli stor, säger Jonas Nilsson.

Resultatet kan hjälpa både stora och små organisationer

Resultatet av analysen ska visa vilket verktyg som ska användas för en viss typ av information. Tesen som studenterna utgår ifrån är att intranätet ska vara navet för de digitala informationsflödena och de ska därför genomföra en praktisk tillämpning och integrera en av kanalerna i intranätet.

Johan Andersson hoppas också att Soleil ska kunna dra slutsatser och lärdomar som kan återanvändas till Soleils egna kunder.

Vi är ett litet företag men vi tror att alla organisationer därute också har stor potential för en betydligt bättre digital arbetsplats. Med det här arbetet kommer vi en bit på väg till ett best-practise-case, säger Johan Anderson.

 

Redundans

Redundans kallas information som upprepar redan etablerad information utan att tillföra någon ny. Redundant information kallas därför ibland även överskottsinformation. Källa: Wikipedia

Den digitala arbetsplatsen

Begreppet den digitala arbetsplatsen kan ses som ett samlingsnamn för alla de verktyg och IT-system som används i det digitala arbetet. Källa: Den digitala arbetsplatsen, Oscar Berg & Henrik Gustafsson, 2016, Intranätverk.