Exempelbild

2016-06-22

Ständigt förstudiearbete för att garantera nytta

På Solinarium 2016 - "Allt om intranät" pratade Kristina Bjureklev Netzell, Utvecklingsansvarig, och Åsa Moberg, Projektledare, om Botkyrka kommuns förstudiearbete och den planerade vägen till en ny digital mötes- och arbetsplats för kommunens 6 000 anställda.

Bakgrund

Botkyrka kommun inledde arbetet med sin nya digitala mötes- och arbetsplats med att genomföra en förstudie. Innan förstudien genomfördes fanns det ett antal hypoteser kring varför intranätet inte användes i så stor utsträckning. När resultatet av förstudien sedan kom kunde man urskilja vad besökarna ville ha ut sitt kommande intranät/digitala arbetsplats till. De ville följande:

  • Lättare att hitta/bättre sök
  • Verksamhetsnära innehåll
  • Fler samarbetsmöjligheter
  • Icke-användarna behöver bättre förutsättningar, dvs bättre åtkomst och tid att sitta ner
  • Få en plats för samarbete och kunnat dela arbetsrelaterad information med sina kollegor och få info som rör arbetet/rollen

Arbetet

Projektet fokuserade sedan på att arbeta användarnära och att följa en agil arbetsmetod. Funktionerna som tas fram koncentreras på att uppnå gemensam och enkel nytta. Exempelvis: samarbetsrum, enkelt att hitta innehåll och personer, chatt och andra sociala funktioner. Planen har också varit att göra ett stegvist införande med en smygstart nu under våren och en större lansering till hösten.

Lärdomar

Det här har fungerat bra med förstudiearbetet:

  • Förstudien – en väl värd investering!
  • Användarnära arbete – har varit särskilt bra vid beslut och vägval
  • Positiv respons hos fokusgrupper och testare – ger energi
  • Duktiga och entusiasmerade konsulter
  • Enkelt och självsäljande verktyg

Det här har fungerat mindre bra:

  • Ej haft resurser att arbeta med chefernas engagemang
  • Svårt att få gehör för resurser för det långsiktiga förändringsarbetet mot nya arbetssätt
  • Lanseringen börjar luta mot ”big bang”

Vi tackar Kristina och Åsa varmt för att ni delat med er av era erfarenheter!

Vi fortsätter att sammanfattar övriga föreläsares presentationer från Solinarium 2016 här. Följ oss gärna via Facebook, Twitter och Linkedin.