2017-11-06

Maximera effekterna av ditt utvecklingsprojekt - utveckla både verksamhet och system

Inom många företag och organisationer finns det hög potential att förbättra, effektivisera och modernisera verksamheten genom att satsa på systemutveckling och smarta verktyg. Dock räcker det sällan med systemen och verktygen i sig för att uppnå de önskade effekterna utan det krävs även utveckling av själva verksamheten - något som lätt glöms bort.

Hammaren på spiken

Involvera användarna för att säkra verksamhetsnyttan

En lyckad teknisk förändring i en verksamhet bör både börja och sluta hos de personer som ska använda tekniken. Står man inför ett utvecklingsprojekt, stort eller litet, bör man därför börja just hos användarna.

Användarna här kan antingen vara kunder, interna medarbetare eller båda delarna. Här på Soleil brinner vi lite extra för den digitala arbetsplatsen och utvecklingen av den, jag har därför valt att fokusera på just internt utvecklingsarbete i det här inlägget men principerna är de samma oavsett om användarna är interna eller externa.

Börja med behoven

En bra start är att identifiera användarnas behov kopplade till området som ska utvecklas. Vilka problem behöver lösas? Vilken förbättringspotential finns? Här är den stora utmaningen att hitta de verkliga behoven. Det räcker inte att fråga efter vilka funktioner och liknande som användarna vill ha utan det gäller att ta reda på vad de behöver och varför. Henry Fords klassiska citat "Om jag hade frågat människor vad de ville ha skulle de ha svarat en snabbare häst" är visserligen lite uttjatat men det är ändå ett bra exempel på hur viktigt det är att skilja på behov och önskemål.

Behoven kan identifieras på olika sätt, t.ex. genom intervjuer, observation, workshops och enkäter. Det viktiga är dock som sagt att läsa mellan raderna för att hitta de faktiska behoven.

Låt effekterna styra prioriteringen

När behoven väl är identifierade så kommer det med största sannolikhet finnas någon form av begränsningar, exempelvis tid eller budget, som medför att alla behov inte kommer att kunna uppfyllas genom det aktuella projektet. Det har med andra ord blivit dags att prioritera. Hur man ska prioritera är egentligen ett kapitel i sig men kortfattat handlar det om att identifiera de behov som bidrar mest till projektets effektmål.

Baserat på de prioriterade behoven gäller det sedan att hitta bra lösningar och därefter är det dags för genomförandet, något som även det är värt ett kapitel i sig.

Användaren i fokus under genomförandet

När det är dags för genomförandefasen i ett utvecklingsprojekt brukar systemutvecklingen ofta sättas i fokus, även här behöver man dock samtidigt rikta blicken också mot användarna och verksamheten.

Utöver att ta reda på vad användarna behöver så bör man också utvärdera hur de kommer att påverkas av den utveckling som projektet medför. Hur stor påverkan får det på det dagliga arbetet? Hur kommer förändringarna att tas emot? Genom att se över den typen av frågeställningar kan man identifiera vilka aktiviteter som behövs för att stötta medarbetarna i samband med de planerade förändringarna. Aktiviteterna kan vara av olika slag men information är i regel det centrala inslaget.

En annan viktig aspekt är att titta på hur själva verksamheten påverkas. Hur behöver rutiner och arbetssätt justeras för att få mesta möjliga nytta av den tekniska utveckling som genomförs.

Först när man hanterat alla delarna är förändringen redo att implementeras i verksamheten. Det gäller som sagt att både börja och sluta hos användarna, något som innebär att en förändring inte heller kan ses som klar bara för att den är implementerad. För att säkerställa att man når de önskade effekterna behöver förändringen följas upp och kanske justeras efter implementationen.

Användarcentrering ger ökad utväxling av systemutvecklingen

Många utvecklingsprojekt har som nämnts tidigare en tendens att fokusera på tekniken och den systemutveckling som ska göras. Detta i sig behöver inte vara fel, mjukvaruutveckling är komplext och kräver onekligen en hel del uppmärksamhet i ett projekt. Men det man inte får glömma är att systemutvecklingen utgör en del av flera i ett utvecklingsprojekt. Genom att även fokusera på användarna och verksamheten finns det möjligheter att få betydligt större utväxling av den systemutveckling man gör. Det är i kombinationen av verksamhetsutveckling och it-utveckling som de stora effekterna finns att hämta!

Sammanfattning – bra att tänka på vid systemutveckling i verksamheter

  • Utgå från vad utvecklingsprojektet ska leda till för effekter istället för ifrån vilka funktioner projektet ska leverera
  • Identifiera användarna och deras faktiska behov
  • Prioritera behoven utifrån bidrag till effektmålen
  • Identifiera hur användarna och verksamheten kommer att påverkas av projektet
  • Involvera och stötta användarna under hela projektet
  • Följ upp implementerade ändringar

Catharina Carlsson

Verksamhetsutvecklare & Förstudieledare
Catharina är verksamhetsutvecklaren som brinner för att skapa helhetslösningar där arbetssätt och teknikstöd kompletterar varandra.

SENASTE BLOGGINLÄGGEN

Det bästa från nordic.js

2017-26-02

Det bästa från nordic.js

För ett par veckor sedan var jag och några kollegor från Soleil på Nordic.j...

Läs mer
Kontaktperson

Catharina Carlsson

Verksamhetsutvecklare & Förstudieledare
+46 72 073 03 04

Kontakta mig

Tack för ditt mail!

Tack för ditt mail! Vi kommer kontakta dig så snart som möjligt.